Vom Dampfer zum Schnellboot: Wie Unternehmen Beschaffung und Bestandsmanagement mit Vollspeed vorantreiben

Immer einen Schritt voraus

Unternehmen der Fertigungsindustrie entwickeln und produzieren die unterschiedlichsten Produkte für die unterschiedlichsten Endkunden, deren Ansprüche und Einsatzgebiete. Entsprechend breit ist das Portfolio: von Standard- bis hin zu maßgeschneiderten Produkten und Komponenten nach Kundenspezifikationen. Eine entscheidende Rolle in diesem Gewerk spielt die IT: Zukunftsfähig, skalierbar und flexibel soll sie sein – Eigenschaften, die SAP S/4HANA mitbringt. Wer jedoch über den SAP-Standard hinaus Unterstützung benötigt, etwa bei den Themen Einkauf und Disposition sowie Lagerbestand und Materialmanagement, erhält diese durch die Lösung Supply Chain Excellence von ifm.

By: Sarah Meixner für ifm

Außer Frage steht: SAP S/4HANA bringt Unternehmen in puncto SAP-Standard schnell auf den Weg, hinterlässt zum Beispiel beim Thema Bestandsoptimierung aber nach wie vor Fragenzeichen. Ein Beispiel: Getreu dem Motto „Und täglich grüßt das Murmeltier“ sind Mitarbeitende von Unternehmen mit aktiven Materialteilen im sechsstelligen Bereich bestens damit vertraut, dass es mal zu viel und mal zu wenig Lagerbestand gibt. Ebenfalls kann oft nicht genau nachvollzogen werden, ob zu viele oder zu wenige Teile verbraucht werden und wie hoch der tatsächliche Bedarf ist. Genau diese Situation kann der Startschuss für ein gemeinsames Projekt von Disposition, Einkauf und IT sein: um zusammen herauszufinden, wie es in Zukunft besser laufen kann.

Endlich fit für die Zukunft

Zu Beginn hilft eine ausführliche Analysephase, um die Probleme zu identifizieren. Hier empfiehlt es sich, keinen Stein auf dem anderen zu lassen: Kennzahlen, Stock-out-Quoten, Bodensatzwert – alles muss auf den Prüfstand gestellt werden. Wichtig in diesem Zusammenhang ist immer auch, nicht nur operative Themen zu beleuchten, sondern auch die Prozesse dahinter. Denn: Bestands- und Prozessthemen gehen bei Unternehmen oft Hand in Hand, entsprechend ist Harmonisierung ein wichtiger Aspekt im Gesamtprojekt. Interviews mit Key-Usern und allen Disponenten unterstützen zusätzlich. Am Ende sollten die Ergebnisse in einem Lastenheft zusammengefasst werden. Das Fazit lautet oftmals gleich: Die Standard-SAP-Software ist nicht ausreichend für sämtliche Anforderungen.

Bauchladen aufräumen

Mit dem Lastenheft an Bord kann Schritt 2 angegangen und Anbieter mit passenden Lösungen kontaktiert und kennengelernt werden. To-do Nr. 1 lautet dann meistens: die chaotische Prozesslandschaft aufräumen. Beispielsweise sind die in vielen Unternehmen existierenden Z-Programmierungen eine große Herausforderung: Für jedes Einzelanliegen wurde in der Vergangenheit ein Z-Programm geschrieben, anstatt die Prozesse zu verschlanken. So entstehen immer neue Workarounds. Ein Nachteil, der sich auch in der neuen S/4HANA-Welt bemerkbar machen kann, ist, dass jede Z-Transaktion im S/4HANA-System einen maximalen Testaufwand nach sich zieht. Ebenfalls vermisst wird oft ein einheitliches Regelwerk. Viele Entscheidungen beruhen zwar auf Erfahrung, aber eben auch auf Bauchgefühl. Und genau so sollten erfolgreiche Unternehmen nicht agieren.

Das neue Herzstück: ifm’s Procurement Software

Die Beschaffungslösung Supply Chain Excellence for Procurement von ifm lässt sich nicht nur schnell innerhalb weniger Wochen einführen, sondern bringt dank durchgängig harmonisierter Prozesse auch rasch die dringend notwendige Klarheit im Tagesgeschäft der Disposition – etwa denselben Informationsstand, die gleichen Layouts und Absprungbasen für alle Kollegen. So ist klar geregelt, wo die benötigten Informationen liegen, sie sind schnell abrufbar und bei Bedarf tritt der Alert-Monitor auf den Plan, der das fehlende Teil anfordert, bevor sich der Vertrieb beschwert. Den Feuerlöscher zu spielen, weil mal wieder diverse Teile fehlen, gehört damit endgültig der Vergangenheit an. Probleme werden gelöst, bevor Dritte sie bemerken. Die Arbeitseffizienz steigt immens. Zusammengefasst: There is glory in prevention.

Nächster Stopp: ifm’s Inventory Management Software

Ähnlich wie beim Thema Beschaffung fehlt es auch beim Bestandsmanagement häufig an Transparenz und Durchgängigkeit. Oft ist unklar, wo etwa Sicherheitsbestände herkommen oder wer Bestellpunkte anpasst und aktualisiert. Standards wie ABC-Analysen oder Simulationen sind mit vorhandenen Werkzeugen schlicht nicht machbar. Hier kann ein Problem sein, dass die Mitarbeitenden nicht wissen, wo sie primär ansetzen sollen: Bei den Lieferanten? Bei den KANBAN-Systemen? Die Antwort auf diese Fragen ist die Bestandsmanagement-Software Supply Chain Excellence for Inventory Management von ifm. Mit der Software können Mitarbeitende via Knopfdruck sehen, wo sich zum Beispiel Lagerhüter anhäufen, ohne auf Auswertungen vom Controlling warten zu müssen, die wiederum auf diffusen Abwertungskennziffern basieren. Außerdem im Angebot: Ein Dispo-Regelwerk, das exakt auf die individuellen Unternehmensanforderungen ausgerichtet und technisch in das ifm-Tool integriert ist.

Deutliche Verbesserungen verzeichnen Anwender auch beim Thema Stammdaten, die beispielsweise nur noch einmal monatlich zentral aktualisiert werden. Bei Bedarf kann ein kleiner Kreis Mitarbeitender dies auch in Eigenregie tun. Eine Empfehlung lautet hier: Um Kollegen nicht zu überfrachten, ist es besser, dieses Wissen nur an den Stellen zu zentralisieren, die auch entscheiden dürfen.

Technisch „ready“ sind beide Tools in wenigen Wochen. Im ersten Moment mag der Change vielleicht mächtig erscheinen, doch am Ende des Tages bringen die neuen Lösungen spürbare Mehrwerte für das ganze Unternehmen – und aus komplex wird smart and simple.

Hinweis: Die ifm-Lösung Supply Chain Excellence umfasst neben den Bereichen Procurement und Inventory Management auch die Bereiche Demand Planning und Manufacturing.